PROPÓSITO Y ALCANCE DEL SISTEMA MAESTRO DE GESTIÓN INTEGRAL DE VACACIONES EN EXCEL (COLOMBIA)
Objetivo General
Diseñar y desarrollar un Sistema Maestro de Gestión Integral de Vacaciones en Microsoft Excel, de nivel empresarial, orientado a la administración eficiente, automatizada y segura de las vacaciones de los colaboradores, cumpliendo con la legislación laboral colombiana.
El sistema deberá convertirse en la fuente oficial de consulta y administración de las vacaciones de la organización, permitiendo controlar, visualizar, proyectar y gestionar toda la información histórica y futura desde el año 2019 en adelante, con una arquitectura escalable que permita agregar nuevos años sin necesidad de modificar la estructura del libro.
La solución deberá ofrecer una experiencia similar a la de un software profesional de Gestión del Talento Humano (HCM/HRIS), conservando la flexibilidad y facilidad de uso de Excel.
Objetivos Específicos
El sistema deberá permitir:
• Administrar integralmente las vacaciones de todos los colaboradores.
• Automatizar la mayor cantidad de procesos posibles.
• Eliminar cálculos manuales.
• Evitar errores humanos mediante validaciones.
• Mantener trazabilidad histórica de cada movimiento.
• Centralizar toda la información relacionada con vacaciones.
• Generar indicadores para la toma de decisiones.
• Ser intuitivo, amigable, moderno y visual.
• Mantener un excelente rendimiento, incluso con varios años de información.
Alcance del Proyecto
El libro de Excel deberá ser un sistema completamente integrado, compuesto por módulos que se alimenten automáticamente entre sí.
Toda la información deberá estar relacionada mediante tablas estructuradas, fórmulas inteligentes y automatizaciones con VBA únicamente cuando realmente aporten valor.
No deberá existir duplicidad de información.
La información ingresada una sola vez deberá alimentar automáticamente todos los módulos del sistema.
Arquitectura General
El sistema deberá estar conformado como mínimo por los siguientes módulos:
- Dashboard Ejecutivo
Será la pantalla principal del sistema.
Deberá contener indicadores ejecutivos en tiempo real, tales como:
• Total de colaboradores.
• Colaboradores activos.
• Colaboradores retirados.
• Vacaciones causadas.
• Vacaciones disfrutadas.
• Vacaciones pendientes.
• Vacaciones anticipadas.
• Días acumulados por empresa.
• Solicitudes pendientes.
• Solicitudes aprobadas.
• Solicitudes rechazadas.
• Personas actualmente en vacaciones.
• Próximos ingresos a vacaciones.
• Personas con vacaciones vencidas.
• Personas con alto riesgo de acumulación.
Todo el Dashboard deberá actualizarse automáticamente.
Deberá incluir:
• Segmentadores.
• Líneas de tiempo.
• Filtros.
• Gráficos dinámicos.
• Indicadores KPI.
• Semáforos.
• Tarjetas informativas.
- Base Maestra de Colaboradores
Cada colaborador deberá contar con una ficha única.
Como mínimo deberá almacenar:
• Código interno.
• Fotografía.
• Nombres.
• Apellidos.
• Documento.
• Cargo.
• Área.
• Jefe inmediato.
• Tipo de contrato.
• Fecha de ingreso.
• Fecha de retiro (si aplica).
• Estado (Activo/Inactivo).
• Empresa.
• Correo.
• Observaciones.
La fotografía deberá mostrarse automáticamente en la Vista 360 del colaborador.
- Vista 360 del Colaborador
Cada colaborador deberá tener una consulta completa donde sea posible visualizar inmediatamente:
• Fotografía.
• Información personal.
• Cargo.
• Área.
• Fecha de ingreso.
• Antigüedad.
• Días causados.
• Días disfrutados.
• Días pendientes.
• Días anticipados.
• Próximo periodo por vencer.
• Historial completo.
• Solicitudes realizadas.
• Fechas de aprobación.
• Cartas emitidas.
• Periodos disfrutados.
• Periodos pendientes.
Todo deberá visualizarse automáticamente al seleccionar el colaborador.
Gestión Integral de Vacaciones
El sistema deberá respetar completamente la legislación laboral colombiana.
Cada año trabajado deberá causar automáticamente 15 días hábiles de vacaciones, identificando claramente el periodo de causación.
Ejemplo:
Periodo 2019–2020
Periodo 2020–2021
Periodo 2021–2022
...
Cada solicitud deberá descontarse exactamente del periodo correspondiente.
Nunca deberá existir pérdida de trazabilidad.
Registro Maestro de Solicitudes
Debe existir una única hoja para registrar nuevas solicitudes.
El usuario únicamente deberá diligenciar:
• Colaborador.
• Fecha de solicitud.
• Fecha inicial de vacaciones.
• Fecha final de vacaciones.
• Aprobador.
• Observaciones.
Todo lo demás deberá calcularse automáticamente.
Cálculos Automáticos
Cada vez que se registre una solicitud el sistema deberá calcular automáticamente:
• Días causados a la fecha de la solicitud.
• Días disponibles.
• Días disfrutados.
• Días pendientes.
• Días anticipados.
• Días hábiles.
• Domingos.
• Festivos colombianos.
• Días no descontables.
• Fecha exacta de regreso.
• Periodo del cual se descuentan las vacaciones.
• Antigüedad del colaborador.
• Historial actualizado.
No deberá requerirse ningún cálculo manual.
Historial Completo
Cada colaborador deberá conservar un historial detallado de todas sus vacaciones.
Debe visualizar:
• Fecha de solicitud.
• Fecha de aprobación.
• Periodo disfrutado.
• Días descontados.
• Días no descontados.
• Días hábiles.
• Domingos.
• Festivos.
• Días anticipados.
• Responsable de aprobación.
• Observaciones.
Control por Periodos de Causación
Cada movimiento deberá indicar claramente:
• De qué periodo provienen los días.
• Cuántos días tenía ese periodo.
• Cuántos días ya fueron utilizados.
• Cuántos quedan pendientes.
Nunca deberá existir ambigüedad.
Calendario Anual
Cada año deberá tener un calendario visual donde pueda observarse:
• Quién está en vacaciones.
• Fechas de inicio.
• Fechas de regreso.
• Área.
• Colaborador.
• Colores por estado.
• Vista mensual.
• Vista anual.
Los nuevos años deberán agregarse automáticamente sin modificar el sistema.
Alertas Inteligentes
El sistema deberá generar alertas automáticas mediante semáforos:
🟢 Sin riesgo.
🟡 Próximo a acumular vacaciones.
🟠 Acumulación importante.
🔴 Vacaciones vencidas o críticas.
Las alertas deberán considerar:
• Antigüedad.
• Días acumulados.
• Periodos pendientes.
• Riesgo de incumplimiento legal.
Gestión Documental
Cada solicitud deberá generar automáticamente una Carta de Vacaciones profesional.
La carta deberá incluir:
• Nombre del colaborador.
• Cargo.
• Fechas.
• Días hábiles.
• Domingos.
• Festivos.
• Total de días descontados.
• Días no descontados.
• Días anticipados (si aplica).
• Fecha de salida.
• Fecha de regreso.
• Recomendación de entrega de funciones antes del disfrute.
• Firma.
La carta deberá quedar lista para exportar a PDF.
También deberá permitir anexar:
• Solicitud firmada.
• Carta firmada.
• Otros documentos.
Todo mediante hipervínculos.
Automatización
Toda la información deberá alimentarse automáticamente.
Al crear una nueva solicitud el sistema deberá actualizar automáticamente:
• Dashboard.
• Historial.
• Calendarios.
• Indicadores.
• Alertas.
• Vista 360.
• Saldos.
• Reportes.
• Cartas.
No deberá existir duplicidad de registros.
Rendimiento
El archivo deberá diseñarse priorizando la velocidad.
Deberá evitar:
• Fórmulas innecesarias.
• Referencias repetidas.
• Macros pesadas.
• Procesos lentos.
Se recomienda utilizar:
• Tablas estructuradas.
• Nombres definidos.
• Power Query cuando agregue valor.
• Tablas dinámicas.
• VBA únicamente para automatizaciones que realmente optimicen el sistema.
El libro deberá seguir siendo ágil incluso con miles de registros y muchos años de información.
Escalabilidad
El sistema deberá permitir:
• Agregar nuevos colaboradores.
• Agregar nuevos años.
• Crear nuevas empresas.
• Incorporar nuevos reportes.
• Añadir nuevas métricas.
Todo ello sin modificar la estructura principal.
Diseño
El sistema deberá tener una apariencia moderna y profesional.
Inspirado en los mejores softwares de Recursos Humanos.
Deberá incluir:
• Dashboard ejecutivo.
• Iconografía.
• Indicadores visuales.
• Colores corporativos.
• Navegación intuitiva.
• Menús claros.
• Botones.
• Formularios amigables.
La experiencia del usuario deberá ser simple incluso para personas con conocimientos básicos de Excel.
Proyección Futura
La arquitectura deberá diseñarse pensando en una futura migración hacia una plataforma web o portal de colaboradores.
El modelo de datos deberá facilitar posteriormente funcionalidades como:
• Portal de autoservicio para empleados.
• Consulta de saldo de vacaciones en tiempo real.
• Solicitud de vacaciones desde un formulario.
• Flujo de aprobación.
• Publicación de colaboradores en vacaciones.
• Notificaciones automáticas por correo electrónico.
• Boletines internos con ingresos, cumpleaños, vacaciones y novedades.
• Integración con otros procesos de Recursos Humanos.
Rol de la Inteligencia Artificial
Actúa como un equipo multidisciplinario conformado por:
• Director de Recursos Humanos con amplia experiencia.
• Consultor experto en legislación laboral colombiana.
• Especialista en nómina y vacaciones.
• Arquitecto de soluciones en Excel.
• Desarrollador Senior en Excel y VBA.
• Especialista en Power Query y Power Pivot.
• Diseñador UX/UI.
• Analista de procesos de Recursos Humanos.
Antes de construir cualquier módulo, analiza la arquitectura completa y propone mejoras que optimicen el rendimiento, la experiencia del usuario y la escalabilidad.
Si detectas oportunidades de mejora, funcionalidades adicionales o mejores prácticas utilizadas por grandes compañías en la gestión de vacaciones, intégralas justificando técnicamente su valor.
El objetivo final es construir el mejor Sistema Maestro de Gestión Integral de Vacaciones en Excel para Colombia, con estándares empresariales, altamente automatizado, intuitivo, escalable, ligero, eficiente y preparado para evolucionar en el futuro hacia una plataforma de Gestión del Talento Humano.
el libro calcula, valida, actualiza y relaciona todo automáticamente. Y sí, podríamos añadir reglas como, por ejemplo, al ingresar solo la cédula, que se complete todo desde la base maestra, incluyendo foto, empresa, área, cargo, jefe, tipo de contrato, salario, auxilio de transporte
o replantearía el prompt como si fuera un pliego de requisitos (SRS), lo que reduce ambigüedades. Arrancaría con un principio rector: no es una plantilla de Excel, es un sistema empresarial de gestión de vacaciones. Todo debe automatizarse al99%, con una única fuente de datos (Base Maestra) y reglas que cubran: consulta inteligente por cédula (que traiga foto, cargo, salario, etc.); registro inteligente de solicitudes con cálculos automáticos de días hábiles, festivos, fecha de regreso; control estricto de periodos (15 días por año), descontando automáticamente y bloqueando exceso, con alertas tipo semáforo, dashboard ejecutivo, cartas automáticas para PDF, historial completo, trazabilidad total y compatibilidad Windows/Mac, optimizado para ligereza y cero duplicidad de información.
Entendido, De acuerdo, agregaría esa regla clave de Administración Automática de Periodos de Vacaciones: que cierre periodos en cero, bloquee descuentos, distribuya automáticamente días entre periodos, muestre alertas cuando un periodo se agote y permita a un auxiliar registrar en pocos pasos mientras gerencia revisa en dashboards. En resumen, claridad visual, control riguroso, y facilidad total de uso, con trazabilidad y sin errores.
Claro, entendido, sí. Con todo lo que me has compartido, haría un documento de especificación técnica más que un prompt simple, porque así la IA piensa primero como arquitecto de software y no salta directo al archivo. Empezaría con un principio rector claro: definir arquitectura, modelo de datos, reglas de negocio, flujo de automatización, diccionario de datos y diseño de dashboards, y solo después construir el libro. Así se logra un sistema sólido, mantenible y exactamente como lo necesitas. Mi recomendación final: dividirlo en dos fases. Primero, arquitectura y documentación; luego, construcción del archivo. Así maximizas precisión y evitas errores. Si quieres, iniciamos con la arquitectura completa del libro y el modelo de datos.
De acuerdo. Sí, me parece la forma más sólida. Vamos a trabajar en cuatro entregables, igual que en una empresa de desarrollo de software. Fase 1: Arquitectura empresarial del sistema: objetivos, alcance, principios de arquitectura, fuente única de datos, automatización total, escalabilidad, rendimiento. Luego, arquitectura funcional en cuatro capas: configuración, datos maestros, motor de negocio y presentación. Después, modelo de datos y especificación funcional (tablas, columnas, relaciones, validaciones, reglas de cálculo). Cuarta fase, Ficha Técnica del Proyecto. Y quinta, Prompt Maestro definitivo. ¿Listo para que arranquemos con la arquitectura empresarial del sistema?
Iniciando. Excelente. Iniciemos como si este proyecto fuera para una gran empresa y con un documento que sea la base, la base oficial, no como una hoja de cálculo, sino un sistema empresarial de gestión de vacaciones hecho en Excel con principios de software. Cuatro capas, configuración, datos maestros, motor de negocio y presentación. Y automatizaciones tipo software. Consulta por cédula que rellene todo; registro de solicitudes que calcule días hábiles, excluya festivos y determine fecha exacta de regreso. Control de periodos automático, cierre de periodos en cero, distribución de sobrantes al siguiente periodo y marcado automático de vacaciones anticipadas. Alertas inteligentes y dashboards claros. Y todo con trazabilidad y pensado para ser compatible con Windows y Mac. Si te parece, comienzo con la
Vale. Arquitectura empresarial del sistema. Primero, el propósito es crear un sistema integral, automatizado y escalable para gestionar vacaciones en Colombia, cumpliendo la normativa laboral. Será la única fuente de datos sobre vacaciones, con trazabilidad y cero duplicidad. Información ingresada una sola vez, alimentando todos los módulos. Arquitectura en cuatro capas. Capa 1, configuración. Calendario de festivos colombianos, parámetros legales, tablas de soporte. Capa 2, datos maestros. Colaboradores, empresas, cargos, áreas, jefes inmediatos, tipos de contrato, estados, contactos y fotografía. Capa 3, motor de negocio. Cálculo de días hábiles, causados, disfrutados, anticipados, pendientes, control automático por periodo. Capa 4, presentación. Dashboard ejecutivo, Vista 360 del colaborador, calendario anual, semáforos de alertas. Base maestra con identificador único, foto y todos los atributos. Vista 360, consulta instantánea. Registro maestro de solicitudes, un solo formulario, todo lo demás se calcula. Cartas de vacaciones automáticas, exportables a PDF. Validaciones para evitar exceder días por periodo. Redistribución automática entre periodos y marcación de anticipados. Me detengo aquí y si te parece, continúo con el modelo de datos a detalle.
Modelo de datos, tabla colaboradores, clave código interno, con columnas de nombres, apellidos, documento, cargo, área, jefe inmediato, tipo de contrato, fecha de ingreso, fecha de retiro, estado, empresa, correo, observaciones y fotografía. Tabla solicitudes. Clave, folio o ID de solicitud. Campos mínimos que digita el usuario. Colaborador, fecha de solicitud, fecha inicial, fecha final, aprobador, observaciones. Todos los demás se calculan. Tabla periodos. Llave por colaborador y periodo de causación. Días causados, días tomados, días pendientes. Tabla festivos. Calendario nacional parametrizado por año. Tabla cartas. Metadatos de documentos con hipervínculos. Todas las relaciones por claves únicas, evitando duplicar datos. Dashboard conectado a tablas dinámicas y segmentadores. Fórmulas claras, nombres definidos, Power Query solo si añade valor. Todo pensado para ser liviano, estable, auditable y escalable.
Siguiente componente: Reglas de negocio críticas. Control de periodos completamente automático: cuando un periodo llegue a cero se cierra y se marca como completado. Si hay días sobrantes y el colaborador requiere más días que los disponibles en el periodo vigente, el sistema asigna automáticamente el exceso al periodo siguiente y marca esos días como anticipados, sin permitir sobrepasar límites legales. Cálculo exacto de días hábiles excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. La fecha de regreso se calcula automáticamente como el siguiente día hábil. Las alertas tipo semáforo evalúan antigüedad, días acumulados y riesgo de incumplimiento. Dashboard muestra KPIs, tarjetas, gráficos y segmentadores; navegación clara y apta para Windows y Mac. Gestión documental enlaza solicitudes y cartas firmadas mediante hipervínculos, listas para exportar a PDF. Todo se actualiza al ingresar una solicitud, sin duplicidad. La estructura admite nuevos años y empresas sin romper fórmulas. Preferencia por tablas estructuradas, nombres definidos y procesos ligeros. ¿Avanzo con el flujo de aprobación y roles de usuarios?
Ok.
Flujo de aprobación por estados, pendiente, enviado para aprobación, aprobado, reprogramado, modificado, rechazado. Solo el aprobador asignado puede cambiar a “aprobado”. Cualquier modificación posterior genera registro de auditoría. Los usuarios básicos solo crean solicitudes, sin editar cálculos. Gerencia visualiza dashboards y KPI; RR. HH. administra maestros, periodos, cartas y configuraciones. Auditoría consulta trazabilidad. Niveles de permiso definidos para cada rol. En paralelo, se documenta un diccionario de datos para que cada columna tenga nombre, tipo, validación y fuente. Con eso, la IA puede construir el archivo de forma más precisa y sin desviaciones.
Cuando quieras, paso a la ficha técnica.
Ficha técnica resumida. Plataforma: Microsoft Excel (Windows y Mac). Estructura por tablas y fórmulas nativas, Power Query opcional, VBA mínimo y justificado. Ejes de datos: colaboradores, solicitudes, periodos, festivos, cartas. Entregables: Dashboard ejecutivo, Vista 360, registro de solicitudes automatizado, cartas PDF, semáforos de alertas. Seguridad por permisos de usuario y registro de cambios. Rendimiento optimizado con tablas y cálculos eficientes. Escalable a nuevos años y compañías. Próximos pasos: definir plantillas de tablas y nombres de campos, y luego construir la base maestra con control de colaboradores. ¿Te parece bien ese orden?
Perfecto
Arrancamos por la base maestra y su plantilla, definiendo campos, tipos de dato y validaciones, para luego pasar al registro de solicitudes.
base maestra, hoja “Colaboradores”, tabla estructurada con columnas normalizadas y validaciones para cargo, área, jefe, tipo de contrato, estado y empresa. Incluir campo foto como vínculo o imagen insertada. Reglas de ingreso y retiro para mantener historial. Esta tabla será la fuente única para vista 360, solicitudes y dashboard. Siguiente paso, diseñar la hoja de registro de solicitudes con un único formulario.
Hoja
de registro de solicitudes, el usuario selecciona colaborador, fecha de solicitud, fecha inicial, fecha final, aprobador y observaciones. Cálculos automáticos: días hábiles, domingos, festivos, días no descontables, periodo de descuento, días anticipados si aplica.
En cada registro se invoca la plantilla de carta para generar el documento listo para PDF. Se actualizan saldos, dashboard, vista 360 y calendario. Con esto la operación queda simple para el auxiliar y robusta para gerencia. Siguiente paso cuando digas.
Diseño
del dashboard ejecutivo: tarjetas KPI, semáforos, gráficos y segmentadores. Conectar a tablas dinámicas basadas en la base maestra y solicitudes. Incluir alertas visuales por vencimiento, acumulación y cumplimiento. Dashboards limpios, navegables y de lectura inmediata. Cuando confirmes, detallo KPIs, fórmulas base y maquetas visuales.
KPI
principales: Total colaboradores, activos, retirados, vacaciones causadas, disfrutadas, pendientes, anticipadas, solicitudes pendientes, aprobadas, rechazadas, personas en vacaciones hoy, próximos ingresos a vacaciones. Fórmulas base referencian tablas estructuradas, evitando referencias frágiles. Colores corporativos, tarjetas con iconos, semáforos y segmentadores. Listo para traducir a tablas dinámicas y panel final.
Súper
, paso al esquema de tablas dinámicas. Tablas dinámicas recomendadas: 1. Empleados por estado (activo, inactivo), con segmentador por empresa y área.2. Vacaciones causadas, disfrutadas y pendientes por periodo.3. Próximos ingresos a vacaciones (30, 60, 90 días). 4. Días anticipados por colaborador con alertas.5. Solicitudes por estado.6. Días por empresa y por mes. 7. Historial individual por colaborador. Cada tabla con segmentadores por empresa, área y periodo. Estas alimentan el dashboard sin duplicar datos. Mañana podemos construirlas una por una.
Claro.
por empresa, área y periodo. Después, conectamos esas tablas al dashboard con tarjetas KPI, semáforos y gráficos limpios. En paralelo, dejamos lista la vista 360 enlazada a la foto y al historial. Con eso, el sistema ya se siente profesional y usable.
Me pediste que continuara con el diseño del dashboard ejecutivo. Después pediste las tablas dinámicas. Y más adelante indicaste que al día siguiente armáramos las tablas dinámicas con segmentadores, y conectáramos todo al dashboard
Maestro Definitivo, no un prompt corto, sino un documento de nivel profesional que guía a la IA a pensar como arquitecto de software antes de escribir una fórmula. Además, con todo lo que hemos construido, considero que se beneficiaría de un paquete completo de especificaciones: arquitectura, modelo de datos, reglas de negocio, ficha técnica, diccionario de datos, especificación funcional, prompt maestro definitivo y un prompt de validación y auditoría para que otra IA revise el archivo y detecte errores antes de su entrega. Esto reduce
Claro. Dame un segundo. Claro, te lo dejo así listo para copiar y pegar en otra IA: PROMPT MAESTRO DEFINITIVO. Sistema Maestro de Gestión Integral de Vacaciones en Microsoft Excel – Colombia. INSTRUCCIONES GENERALES. Quiero que actúes como un equipo multidisciplinario; automatiza al 99%, sin duplicidad. Base maestra única, cálculo automático de periodos, control de días hábiles y festivos, alertas inteligentes, dashboard ejecutivo, gestión documental y cartas automáticas. Validación final obligatoria de fórmulas, rendimiento y compatibilidad
descripción de cada hoja del libro, dashboard ejecutivo con KPI, vista 360 del colaborador, gestión documental, seguridad, optimización y rendimiento, escalabilidad, ficha técnica completa, y finalmente el prompt maestro definitivo, más un prompt de validación y auditoría. Todo redactado de manera profesional, sin rastros de la conversación. Así tendrás un documento técnico integral listo para que cualquier IA o desarrollador lo construya exactamente como lo imaginamos.
PROPÓSITO Y ALCANCE DEL SISTEMA MAESTRO DE GESTIÓN INTEGRAL DE VACACIONES EN EXCEL (COLOMBIA)
Objetivo General
Diseñar y desarrollar un Sistema Maestro de Gestión Integral de Vacaciones en Microsoft Excel, de nivel empresarial, orientado a la administración eficiente, automatizada y segura de las vacaciones de los colaboradores, cumpliendo con la legislación laboral colombiana.
El sistema deberá convertirse en la fuente oficial de consulta y administración de las vacaciones de la organización, permitiendo controlar, visualizar, proyectar y gestionar toda la información histórica y futura desde el año 2019 en adelante, con una arquitectura escalable que permita agregar nuevos años sin necesidad de modificar la estructura del libro.
La solución deberá ofrecer una experiencia similar a la de un software profesional de Gestión del Talento Humano (HCM/HRIS), conservando la flexibilidad y facilidad de uso de Excel.
Objetivos Específicos
El sistema deberá permitir:
• Administrar integralmente las vacaciones de todos los colaboradores.
• Automatizar la mayor cantidad de procesos posibles.
• Eliminar cálculos manuales.
• Evitar errores humanos mediante validaciones.
• Mantener trazabilidad histórica de cada movimiento.
• Centralizar toda la información relacionada con vacaciones.
• Generar indicadores para la toma de decisiones.
• Ser intuitivo, amigable, moderno y visual.
• Mantener un excelente rendimiento, incluso con varios años de información.
Alcance del Proyecto
El libro de Excel deberá ser un sistema completamente integrado, compuesto por módulos que se alimenten automáticamente entre sí.
Toda la información deberá estar relacionada mediante tablas estructuradas, fórmulas inteligentes y automatizaciones con VBA únicamente cuando realmente aporten valor.
No deberá existir duplicidad de información.
La información ingresada una sola vez deberá alimentar automáticamente todos los módulos del sistema.
Arquitectura General
El sistema deberá estar conformado como mínimo por los siguientes módulos:
Será la pantalla principal del sistema.
Deberá contener indicadores ejecutivos en tiempo real, tales como:
• Total de colaboradores.
• Colaboradores activos.
• Colaboradores retirados.
• Vacaciones causadas.
• Vacaciones disfrutadas.
• Vacaciones pendientes.
• Vacaciones anticipadas.
• Días acumulados por empresa.
• Solicitudes pendientes.
• Solicitudes aprobadas.
• Solicitudes rechazadas.
• Personas actualmente en vacaciones.
• Próximos ingresos a vacaciones.
• Personas con vacaciones vencidas.
• Personas con alto riesgo de acumulación.
Todo el Dashboard deberá actualizarse automáticamente.
Deberá incluir:
• Segmentadores.
• Líneas de tiempo.
• Filtros.
• Gráficos dinámicos.
• Indicadores KPI.
• Semáforos.
• Tarjetas informativas.
Cada colaborador deberá contar con una ficha única.
Como mínimo deberá almacenar:
• Código interno.
• Fotografía.
• Nombres.
• Apellidos.
• Documento.
• Cargo.
• Área.
• Jefe inmediato.
• Tipo de contrato.
• Fecha de ingreso.
• Fecha de retiro (si aplica).
• Estado (Activo/Inactivo).
• Empresa.
• Correo.
• Observaciones.
La fotografía deberá mostrarse automáticamente en la Vista 360 del colaborador.
Cada colaborador deberá tener una consulta completa donde sea posible visualizar inmediatamente:
• Fotografía.
• Información personal.
• Cargo.
• Área.
• Fecha de ingreso.
• Antigüedad.
• Días causados.
• Días disfrutados.
• Días pendientes.
• Días anticipados.
• Próximo periodo por vencer.
• Historial completo.
• Solicitudes realizadas.
• Fechas de aprobación.
• Cartas emitidas.
• Periodos disfrutados.
• Periodos pendientes.
Todo deberá visualizarse automáticamente al seleccionar el colaborador.
Gestión Integral de Vacaciones
El sistema deberá respetar completamente la legislación laboral colombiana.
Cada año trabajado deberá causar automáticamente 15 días hábiles de vacaciones, identificando claramente el periodo de causación.
Ejemplo:
Periodo 2019–2020
Periodo 2020–2021
Periodo 2021–2022
...
Cada solicitud deberá descontarse exactamente del periodo correspondiente.
Nunca deberá existir pérdida de trazabilidad.
Registro Maestro de Solicitudes
Debe existir una única hoja para registrar nuevas solicitudes.
El usuario únicamente deberá diligenciar:
• Colaborador.
• Fecha de solicitud.
• Fecha inicial de vacaciones.
• Fecha final de vacaciones.
• Aprobador.
• Observaciones.
Todo lo demás deberá calcularse automáticamente.
Cálculos Automáticos
Cada vez que se registre una solicitud el sistema deberá calcular automáticamente:
• Días causados a la fecha de la solicitud.
• Días disponibles.
• Días disfrutados.
• Días pendientes.
• Días anticipados.
• Días hábiles.
• Domingos.
• Festivos colombianos.
• Días no descontables.
• Fecha exacta de regreso.
• Periodo del cual se descuentan las vacaciones.
• Antigüedad del colaborador.
• Historial actualizado.
No deberá requerirse ningún cálculo manual.
Historial Completo
Cada colaborador deberá conservar un historial detallado de todas sus vacaciones.
Debe visualizar:
• Fecha de solicitud.
• Fecha de aprobación.
• Periodo disfrutado.
• Días descontados.
• Días no descontados.
• Días hábiles.
• Domingos.
• Festivos.
• Días anticipados.
• Responsable de aprobación.
• Observaciones.
Control por Periodos de Causación
Cada movimiento deberá indicar claramente:
• De qué periodo provienen los días.
• Cuántos días tenía ese periodo.
• Cuántos días ya fueron utilizados.
• Cuántos quedan pendientes.
Nunca deberá existir ambigüedad.
Calendario Anual
Cada año deberá tener un calendario visual donde pueda observarse:
• Quién está en vacaciones.
• Fechas de inicio.
• Fechas de regreso.
• Área.
• Colaborador.
• Colores por estado.
• Vista mensual.
• Vista anual.
Los nuevos años deberán agregarse automáticamente sin modificar el sistema.
Alertas Inteligentes
El sistema deberá generar alertas automáticas mediante semáforos:
🟢 Sin riesgo.
🟡 Próximo a acumular vacaciones.
🟠 Acumulación importante.
🔴 Vacaciones vencidas o críticas.
Las alertas deberán considerar:
• Antigüedad.
• Días acumulados.
• Periodos pendientes.
• Riesgo de incumplimiento legal.
Gestión Documental
Cada solicitud deberá generar automáticamente una Carta de Vacaciones profesional.
La carta deberá incluir:
• Nombre del colaborador.
• Cargo.
• Fechas.
• Días hábiles.
• Domingos.
• Festivos.
• Total de días descontados.
• Días no descontados.
• Días anticipados (si aplica).
• Fecha de salida.
• Fecha de regreso.
• Recomendación de entrega de funciones antes del disfrute.
• Firma.
La carta deberá quedar lista para exportar a PDF.
También deberá permitir anexar:
• Solicitud firmada.
• Carta firmada.
• Otros documentos.
Todo mediante hipervínculos.
Automatización
Toda la información deberá alimentarse automáticamente.
Al crear una nueva solicitud el sistema deberá actualizar automáticamente:
• Dashboard.
• Historial.
• Calendarios.
• Indicadores.
• Alertas.
• Vista 360.
• Saldos.
• Reportes.
• Cartas.
No deberá existir duplicidad de registros.
Rendimiento
El archivo deberá diseñarse priorizando la velocidad.
Deberá evitar:
• Fórmulas innecesarias.
• Referencias repetidas.
• Macros pesadas.
• Procesos lentos.
Se recomienda utilizar:
• Tablas estructuradas.
• Nombres definidos.
• Power Query cuando agregue valor.
• Tablas dinámicas.
• VBA únicamente para automatizaciones que realmente optimicen el sistema.
El libro deberá seguir siendo ágil incluso con miles de registros y muchos años de información.
Escalabilidad
El sistema deberá permitir:
• Agregar nuevos colaboradores.
• Agregar nuevos años.
• Crear nuevas empresas.
• Incorporar nuevos reportes.
• Añadir nuevas métricas.
Todo ello sin modificar la estructura principal.
Diseño
El sistema deberá tener una apariencia moderna y profesional.
Inspirado en los mejores softwares de Recursos Humanos.
Deberá incluir:
• Dashboard ejecutivo.
• Iconografía.
• Indicadores visuales.
• Colores corporativos.
• Navegación intuitiva.
• Menús claros.
• Botones.
• Formularios amigables.
La experiencia del usuario deberá ser simple incluso para personas con conocimientos básicos de Excel.
Proyección Futura
La arquitectura deberá diseñarse pensando en una futura migración hacia una plataforma web o portal de colaboradores.
El modelo de datos deberá facilitar posteriormente funcionalidades como:
• Portal de autoservicio para empleados.
• Consulta de saldo de vacaciones en tiempo real.
• Solicitud de vacaciones desde un formulario.
• Flujo de aprobación.
• Publicación de colaboradores en vacaciones.
• Notificaciones automáticas por correo electrónico.
• Boletines internos con ingresos, cumpleaños, vacaciones y novedades.
• Integración con otros procesos de Recursos Humanos.
Rol de la Inteligencia Artificial
Actúa como un equipo multidisciplinario conformado por:
• Director de Recursos Humanos con amplia experiencia.
• Consultor experto en legislación laboral colombiana.
• Especialista en nómina y vacaciones.
• Arquitecto de soluciones en Excel.
• Desarrollador Senior en Excel y VBA.
• Especialista en Power Query y Power Pivot.
• Diseñador UX/UI.
• Analista de procesos de Recursos Humanos.
Antes de construir cualquier módulo, analiza la arquitectura completa y propone mejoras que optimicen el rendimiento, la experiencia del usuario y la escalabilidad.
Si detectas oportunidades de mejora, funcionalidades adicionales o mejores prácticas utilizadas por grandes compañías en la gestión de vacaciones, intégralas justificando técnicamente su valor.
El objetivo final es construir el mejor Sistema Maestro de Gestión Integral de Vacaciones en Excel para Colombia, con estándares empresariales, altamente automatizado, intuitivo, escalable, ligero, eficiente y preparado para evolucionar en el futuro hacia una plataforma de Gestión del Talento Humano.
el libro calcula, valida, actualiza y relaciona todo automáticamente. Y sí, podríamos añadir reglas como, por ejemplo, al ingresar solo la cédula, que se complete todo desde la base maestra, incluyendo foto, empresa, área, cargo, jefe, tipo de contrato, salario, auxilio de transporte
o replantearía el prompt como si fuera un pliego de requisitos (SRS), lo que reduce ambigüedades. Arrancaría con un principio rector: no es una plantilla de Excel, es un sistema empresarial de gestión de vacaciones. Todo debe automatizarse al99%, con una única fuente de datos (Base Maestra) y reglas que cubran: consulta inteligente por cédula (que traiga foto, cargo, salario, etc.); registro inteligente de solicitudes con cálculos automáticos de días hábiles, festivos, fecha de regreso; control estricto de periodos (15 días por año), descontando automáticamente y bloqueando exceso, con alertas tipo semáforo, dashboard ejecutivo, cartas automáticas para PDF, historial completo, trazabilidad total y compatibilidad Windows/Mac, optimizado para ligereza y cero duplicidad de información.
Entendido, De acuerdo, agregaría esa regla clave de Administración Automática de Periodos de Vacaciones: que cierre periodos en cero, bloquee descuentos, distribuya automáticamente días entre periodos, muestre alertas cuando un periodo se agote y permita a un auxiliar registrar en pocos pasos mientras gerencia revisa en dashboards. En resumen, claridad visual, control riguroso, y facilidad total de uso, con trazabilidad y sin errores.
Claro, entendido, sí. Con todo lo que me has compartido, haría un documento de especificación técnica más que un prompt simple, porque así la IA piensa primero como arquitecto de software y no salta directo al archivo. Empezaría con un principio rector claro: definir arquitectura, modelo de datos, reglas de negocio, flujo de automatización, diccionario de datos y diseño de dashboards, y solo después construir el libro. Así se logra un sistema sólido, mantenible y exactamente como lo necesitas. Mi recomendación final: dividirlo en dos fases. Primero, arquitectura y documentación; luego, construcción del archivo. Así maximizas precisión y evitas errores. Si quieres, iniciamos con la arquitectura completa del libro y el modelo de datos.
De acuerdo. Sí, me parece la forma más sólida. Vamos a trabajar en cuatro entregables, igual que en una empresa de desarrollo de software. Fase 1: Arquitectura empresarial del sistema: objetivos, alcance, principios de arquitectura, fuente única de datos, automatización total, escalabilidad, rendimiento. Luego, arquitectura funcional en cuatro capas: configuración, datos maestros, motor de negocio y presentación. Después, modelo de datos y especificación funcional (tablas, columnas, relaciones, validaciones, reglas de cálculo). Cuarta fase, Ficha Técnica del Proyecto. Y quinta, Prompt Maestro definitivo. ¿Listo para que arranquemos con la arquitectura empresarial del sistema?
Iniciando. Excelente. Iniciemos como si este proyecto fuera para una gran empresa y con un documento que sea la base, la base oficial, no como una hoja de cálculo, sino un sistema empresarial de gestión de vacaciones hecho en Excel con principios de software. Cuatro capas, configuración, datos maestros, motor de negocio y presentación. Y automatizaciones tipo software. Consulta por cédula que rellene todo; registro de solicitudes que calcule días hábiles, excluya festivos y determine fecha exacta de regreso. Control de periodos automático, cierre de periodos en cero, distribución de sobrantes al siguiente periodo y marcado automático de vacaciones anticipadas. Alertas inteligentes y dashboards claros. Y todo con trazabilidad y pensado para ser compatible con Windows y Mac. Si te parece, comienzo con la
Vale. Arquitectura empresarial del sistema. Primero, el propósito es crear un sistema integral, automatizado y escalable para gestionar vacaciones en Colombia, cumpliendo la normativa laboral. Será la única fuente de datos sobre vacaciones, con trazabilidad y cero duplicidad. Información ingresada una sola vez, alimentando todos los módulos. Arquitectura en cuatro capas. Capa 1, configuración. Calendario de festivos colombianos, parámetros legales, tablas de soporte. Capa 2, datos maestros. Colaboradores, empresas, cargos, áreas, jefes inmediatos, tipos de contrato, estados, contactos y fotografía. Capa 3, motor de negocio. Cálculo de días hábiles, causados, disfrutados, anticipados, pendientes, control automático por periodo. Capa 4, presentación. Dashboard ejecutivo, Vista 360 del colaborador, calendario anual, semáforos de alertas. Base maestra con identificador único, foto y todos los atributos. Vista 360, consulta instantánea. Registro maestro de solicitudes, un solo formulario, todo lo demás se calcula. Cartas de vacaciones automáticas, exportables a PDF. Validaciones para evitar exceder días por periodo. Redistribución automática entre periodos y marcación de anticipados. Me detengo aquí y si te parece, continúo con el modelo de datos a detalle.
Modelo de datos, tabla colaboradores, clave código interno, con columnas de nombres, apellidos, documento, cargo, área, jefe inmediato, tipo de contrato, fecha de ingreso, fecha de retiro, estado, empresa, correo, observaciones y fotografía. Tabla solicitudes. Clave, folio o ID de solicitud. Campos mínimos que digita el usuario. Colaborador, fecha de solicitud, fecha inicial, fecha final, aprobador, observaciones. Todos los demás se calculan. Tabla periodos. Llave por colaborador y periodo de causación. Días causados, días tomados, días pendientes. Tabla festivos. Calendario nacional parametrizado por año. Tabla cartas. Metadatos de documentos con hipervínculos. Todas las relaciones por claves únicas, evitando duplicar datos. Dashboard conectado a tablas dinámicas y segmentadores. Fórmulas claras, nombres definidos, Power Query solo si añade valor. Todo pensado para ser liviano, estable, auditable y escalable.
Siguiente componente: Reglas de negocio críticas. Control de periodos completamente automático: cuando un periodo llegue a cero se cierra y se marca como completado. Si hay días sobrantes y el colaborador requiere más días que los disponibles en el periodo vigente, el sistema asigna automáticamente el exceso al periodo siguiente y marca esos días como anticipados, sin permitir sobrepasar límites legales. Cálculo exacto de días hábiles excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. La fecha de regreso se calcula automáticamente como el siguiente día hábil. Las alertas tipo semáforo evalúan antigüedad, días acumulados y riesgo de incumplimiento. Dashboard muestra KPIs, tarjetas, gráficos y segmentadores; navegación clara y apta para Windows y Mac. Gestión documental enlaza solicitudes y cartas firmadas mediante hipervínculos, listas para exportar a PDF. Todo se actualiza al ingresar una solicitud, sin duplicidad. La estructura admite nuevos años y empresas sin romper fórmulas. Preferencia por tablas estructuradas, nombres definidos y procesos ligeros. ¿Avanzo con el flujo de aprobación y roles de usuarios?
Ok.
Flujo de aprobación por estados, pendiente, enviado para aprobación, aprobado, reprogramado, modificado, rechazado. Solo el aprobador asignado puede cambiar a “aprobado”. Cualquier modificación posterior genera registro de auditoría. Los usuarios básicos solo crean solicitudes, sin editar cálculos. Gerencia visualiza dashboards y KPI; RR. HH. administra maestros, periodos, cartas y configuraciones. Auditoría consulta trazabilidad. Niveles de permiso definidos para cada rol. En paralelo, se documenta un diccionario de datos para que cada columna tenga nombre, tipo, validación y fuente. Con eso, la IA puede construir el archivo de forma más precisa y sin desviaciones.
Cuando quieras, paso a la ficha técnica.
Ficha técnica resumida. Plataforma: Microsoft Excel (Windows y Mac). Estructura por tablas y fórmulas nativas, Power Query opcional, VBA mínimo y justificado. Ejes de datos: colaboradores, solicitudes, periodos, festivos, cartas. Entregables: Dashboard ejecutivo, Vista 360, registro de solicitudes automatizado, cartas PDF, semáforos de alertas. Seguridad por permisos de usuario y registro de cambios. Rendimiento optimizado con tablas y cálculos eficientes. Escalable a nuevos años y compañías. Próximos pasos: definir plantillas de tablas y nombres de campos, y luego construir la base maestra con control de colaboradores. ¿Te parece bien ese orden?
Perfecto
Arrancamos por la base maestra y su plantilla, definiendo campos, tipos de dato y validaciones, para luego pasar al registro de solicitudes.
base maestra, hoja “Colaboradores”, tabla estructurada con columnas normalizadas y validaciones para cargo, área, jefe, tipo de contrato, estado y empresa. Incluir campo foto como vínculo o imagen insertada. Reglas de ingreso y retiro para mantener historial. Esta tabla será la fuente única para vista 360, solicitudes y dashboard. Siguiente paso, diseñar la hoja de registro de solicitudes con un único formulario.
Hoja
de registro de solicitudes, el usuario selecciona colaborador, fecha de solicitud, fecha inicial, fecha final, aprobador y observaciones. Cálculos automáticos: días hábiles, domingos, festivos, días no descontables, periodo de descuento, días anticipados si aplica.
En cada registro se invoca la plantilla de carta para generar el documento listo para PDF. Se actualizan saldos, dashboard, vista 360 y calendario. Con esto la operación queda simple para el auxiliar y robusta para gerencia. Siguiente paso cuando digas.
Diseño
del dashboard ejecutivo: tarjetas KPI, semáforos, gráficos y segmentadores. Conectar a tablas dinámicas basadas en la base maestra y solicitudes. Incluir alertas visuales por vencimiento, acumulación y cumplimiento. Dashboards limpios, navegables y de lectura inmediata. Cuando confirmes, detallo KPIs, fórmulas base y maquetas visuales.
KPI
principales: Total colaboradores, activos, retirados, vacaciones causadas, disfrutadas, pendientes, anticipadas, solicitudes pendientes, aprobadas, rechazadas, personas en vacaciones hoy, próximos ingresos a vacaciones. Fórmulas base referencian tablas estructuradas, evitando referencias frágiles. Colores corporativos, tarjetas con iconos, semáforos y segmentadores. Listo para traducir a tablas dinámicas y panel final.
Súper
, paso al esquema de tablas dinámicas. Tablas dinámicas recomendadas: 1. Empleados por estado (activo, inactivo), con segmentador por empresa y área.2. Vacaciones causadas, disfrutadas y pendientes por periodo.3. Próximos ingresos a vacaciones (30, 60, 90 días). 4. Días anticipados por colaborador con alertas.5. Solicitudes por estado.6. Días por empresa y por mes. 7. Historial individual por colaborador. Cada tabla con segmentadores por empresa, área y periodo. Estas alimentan el dashboard sin duplicar datos. Mañana podemos construirlas una por una.
Claro.
por empresa, área y periodo. Después, conectamos esas tablas al dashboard con tarjetas KPI, semáforos y gráficos limpios. En paralelo, dejamos lista la vista 360 enlazada a la foto y al historial. Con eso, el sistema ya se siente profesional y usable.
Me pediste que continuara con el diseño del dashboard ejecutivo. Después pediste las tablas dinámicas. Y más adelante indicaste que al día siguiente armáramos las tablas dinámicas con segmentadores, y conectáramos todo al dashboard
Maestro Definitivo, no un prompt corto, sino un documento de nivel profesional que guía a la IA a pensar como arquitecto de software antes de escribir una fórmula. Además, con todo lo que hemos construido, considero que se beneficiaría de un paquete completo de especificaciones: arquitectura, modelo de datos, reglas de negocio, ficha técnica, diccionario de datos, especificación funcional, prompt maestro definitivo y un prompt de validación y auditoría para que otra IA revise el archivo y detecte errores antes de su entrega. Esto reduce
Claro. Dame un segundo. Claro, te lo dejo así listo para copiar y pegar en otra IA: PROMPT MAESTRO DEFINITIVO. Sistema Maestro de Gestión Integral de Vacaciones en Microsoft Excel – Colombia. INSTRUCCIONES GENERALES. Quiero que actúes como un equipo multidisciplinario; automatiza al 99%, sin duplicidad. Base maestra única, cálculo automático de periodos, control de días hábiles y festivos, alertas inteligentes, dashboard ejecutivo, gestión documental y cartas automáticas. Validación final obligatoria de fórmulas, rendimiento y compatibilidad
descripción de cada hoja del libro, dashboard ejecutivo con KPI, vista 360 del colaborador, gestión documental, seguridad, optimización y rendimiento, escalabilidad, ficha técnica completa, y finalmente el prompt maestro definitivo, más un prompt de validación y auditoría. Todo redactado de manera profesional, sin rastros de la conversación. Así tendrás un documento técnico integral listo para que cualquier IA o desarrollador lo construya exactamente como lo imaginamos.